Iako Sistem elektronskih otpremnica (,,SEO“) ima veliki značaj u procesu kontrole tokova robe, transparentnosti u poslovanju, bržoj i sigurnijoj razmeni dokumenata, primena SEO je otvorila mnoga pitanja (probleme) u praksi, koja zavređuju pažnju, s obzirom da se tiču normalnog funkcionisanja SEO.
Komplikovan proces inicijalne registracije – Pristup SEO zavisi od usklađenosti podataka između više registara (APR, Poreska uprava, Uprava za trezor, eID portal), pa i najmanje odstupanje često blokira registraciju, i zahteva naknadno obraćanje registrima radi provere podataka.
Čini se da bi uvođenje automatske preliminarne provere podataka, pre same registracije, uz jasno označavanje registra u kome postoji neusaglašenost, uz automatsko generisanje uputstva za otklanjanje problema, predstavljalo eventualno rešenje koje bi mogli da utiče na efikasnost i brzinu sistema.
Nejasna logika ovlašćenja – Veliki broj korisnika ne razlikuje administratorska prava u SEF administratorskom modulu od ovlašćenja za korišćenje samog SEO. To stvara zabunu i usporava operativno uključivanje zaposlenih.
Postojanje jedinstvenog (centralizovanog) administratorskog panela za upravljanje ovlašćenjima kroz oba sistema, sa jasnim paralelnim prikazom aktivnih prava i upozorenjima o nedostajućim autorizacijama, mogao bi da premosti postojeći problem razlikovanja.
Prevelika zavisnost od zakonskog zastupnika – Ako ovlašćenja ostanu vezana samo za jedno lice, svaka promena ili odsustvo te osobe može praktično paralisati rad cele kompanije.
Ono što bi moglo da reši potencijalne blokade koji bi nastale u situaciji prestanka funkcije zakonskog zastuopnika koji je ima sva ovlašćenja, je obavezna registracija najmanje dva administratora pri inicijalnom podešavanju sistema, uz jasno definisana ovlašćenja oba lica, kao i jasno određenu proceduru hitnog prenosa ovlašćenja na treće lice.
Nepotpuna integracija sa Sistemom elektronskih faktura – Premda se opravdano očekuje automatska sinhronizacija podataka sa SEF-om, ona postoji samo za ograničen broj subjekata. Za ostale to znači dodatne administrativne korake.
Puna sinhronizacija podataka između SEO i SEF (kao što je to slučaj sa subjektima javnog sektora) kroz jedinstveni profil korisnika i automatsko preuzimanje svih relevantnih poslovnih parametara, otklonilo bi neophodne dodatne korake u ažuriranju dva sistema.
Rigidna organizacija prikaza dokumenata – Trenutno nije moguće filtriranje dokumenata po poslovnicama ili objektima, što predstavlja ozbiljan problem za kompanije sa razgranatom mrežom lokacija.U tom smislu, ukoliko bi postojao jasan pregled poslovnica/objekata društva u vidu posebnih ,,(pod)profila“ koji bi činili sastavni deo ,,osnovnog profila“ društva, moglo bi se postići da se na jasan i jednostavan način može pristupati filtriranju dokumenata.
Prelazak na elektronsku platformu po pitanju faktura i otpremnica jeste odlična stvar za kompanije, ali digitalizacija ne sme značiti dodatnu tehničku zavisnost korisnika. Sistem koji privreda koristi svakodnevno mora biti intuitivan, predvidiv i operativno održiv bez potrebe za stalnom IT intervencijom.
Za sve dodatne informacije ili konsultacije, tim Tasić & Partneri stoji Vam na raspolaganju.