U skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti i podzakonskim aktima donetim na osnovu ovog zakona, privredni subjekti u svojstvu stvaralaca arhivske građe i dokumentarnog materijala imaju obavezu da obezbede uredno evidentiranje, klasifikovanje, arhiviranje i čuvanje dokumentacije nastale u okviru njihovog poslovanja, u skladu sa oblikom u kojem je dokumentacija izvorno nastala.
Ključne informacije u vezi sa elektronskim arihiviranjem (e-arhiviranje):
- Ne postoji zakonski utvrđena obaveza privrednih subjekata da uvedu e-arhiviranje dokumentacije, niti da koriste softverska rešenja za arhiviranje. Privredni subjekti koji dokumentaciju ne stvaraju izvorno u elektronskom obliku nastavljaju sa arhiviranjem dokumentacije u papirnoj formi, u skladu sa važećim propisima.
- Sistem e-arhiviranja se trenutno uvodi prioritetno u državnim organima, dok za privatni sektor ne postoji propisana obaveza njegove primene.
- Dokumentacija koju državni organi dostavljaju privrednim subjektima isključivo u elektronskom obliku (npr. poreska rešenja u elektronskom sandučetu, prijave u CROSO, završni računi i dr.) predstavlja izvorno elektronski nastalu dokumentaciju. Državni organi snose obavezu njenog propisnog e-arhiviranja, dok su privredni subjekti dužni da takvu dokumentaciju preuzmu i čuvaju u elektronskoj formi, bez naknadnih izmena koje bi mogle ugroziti integritet elektronskog dokumenta.
- U pogledu vođenja arhivske knjige, predviđeno je da novi obrazac sadrži odvojene rubrike za papirnu dokumentaciju, čija se količina iskazuje u metrima, i za elektronsku dokumentaciju, čija se količina iskazuje u megabajtima.
- Aplikacija E-Arhiv uspostavljena je kao jedinstvena elektronska platforma za podnošenje Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao i arhivske knjige, u Excel formatu. Pristup aplikaciji omogućen putem na E-Arhiv .
- Registracija pravnog lica u sistem E-Arhiv-a vrši se putem kvalifikovanog elektronskog sertifikata zakonskog zastupnika, koji u sistemu ima ulogu administratora i imenuje ovlašćeno lice, arhivara, zaduženog za obavljanje administrativnih i tehničkih poslova u vezi sa unosom i podnošenjem dokumentacije. Moguće je da jedno lice obavlja sve navedene uloge, u skladu sa internom organizacijom privrednog subjekta.
- Privredni subjekti su u obavezi da u sistem E-Arhiva učitaju arhivsku knjigu za tekuću godinu, uz mogućnost da opciono učitaju i kompletnu arhivsku knjigu za sve prethodne godine poslovanja, čime se omogućava sistematizovan pregled rokova čuvanja dokumentacije, obaveštenja o isteku rokova i budućih obaveza u pogledu predaje arhivske građe.
Podnošenje arhivske knjige za 2025. godinu:
- Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisan je krajnji rok za dostavljanje prepisa arhivske knjige za prethodnu godinu, te se arhivske knjige za 2025. godinu dostavljaju najkasnije do 30. aprila 2026. godine.
- Uz arhivsku knjigu, nadležnom javnom arhivu dostavljaju se sledeći opšti akti:
– Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
– Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, usvojena od strane odgovornog lica i
– Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
- Trajno se čuva arhivska građa od najvećeg tj. trajnog značaja za poslovanje privrednih subjekata, naročito: akti o osnivanju i statusnim promenama, rešenja o registraciji i odluke organa privrednog subjekta, opšti i normativni akti, dokumentacija iz oblasti radnih odnosa od trajnog značaja (matična knjiga zaposlenih, personalni dosijei), kao i arhivska knjiga i lista kategorija. Ostala dokumentacija čuva se u skladu sa propisanim rokovima, koji u zavisnosti od vrste i značaja dokumenta koji najčešće iznose 20 godina (završni računi i finansijski izveštaji), 10 godina (poreske prijave, parnični predmeti po okončanju postupka), 5 godina (većina finansijsko-knjigovodstvene i radnopravne dokumentacije) i 3 godine (pomoćne kancelarijske evidencije i fiskalna dokumentacija).
Za sve dodatne informacije ili konsultacije, tim Tasić & Partneri stoji Vam na raspolaganju.