Privredni subjekti, kao stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužni su da obezbede uredno evidentiranje, klasifikovanje, arhiviranje i čuvanje dokumentacije nastale u poslovanju, u skladu sa oblikom u kojem je dokumentacija izvorno nastala.
E-arhiviranje nije zakonska obaveza za sve privredne subjekte:
- Subjekti koji dokumentaciju ne stvaraju izvorno u elektronskom obliku nastavljaju da je arhiviraju u papirnoj formi. Dokumentacija koju državni organi dostavljaju isključivo elektronski, poput poreskih rešenja, prijava u CROSO, završnih računa i sl., smatra se izvorno elektronskom dokumentacijom i čuva se u elektronskoj formi, bez izmena koje bi ugrozile njen integritet.
- Sistem e-arhiviranja trenutno se prioritetno uvodi kod državnih organa, dok za privatni sektor ne postoji opšta obaveza korišćenja softverskih rešenja za arhiviranje.
Podnošenje arhivske knjige za 2025. godinu:
- Prepis arhivske knjige za 2025. godinu dostavlja se nadležnom javnom arhivu najkasnije do 30. aprila 2026. godine.
- Arhivska knjiga podnosi se putem aplikacije E-Arhiv, kao jedinstvene elektronske platforme za dostavljanje Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i arhivske knjige u Excel formatu: portal.earhiv.gov.rs
- Registracija pravnog lica u sistem E-Arhiv vrši se putem kvalifikovanog elektronskog sertifikata zakonskog zastupnika, koji u sistemu ima ulogu administratora i može imenovati ovlašćeno lice, odnosno arhivara. Jedno lice može obavljati više uloga, u skladu sa internom organizacijom subjekta.
- Uz arhivsku knjigu dostavljaju se i: Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
- Novi obrazac arhivske knjige predviđa odvojeno iskazivanje papirne dokumentacije u metrima i elektronske dokumentacije u megabajtima. Subjekti u sistem E-Arhiva učitavaju arhivsku knjigu za tekuću godinu, a mogu opciono učitati i arhivske knjige za prethodne godine, radi preglednijeg praćenja rokova čuvanja i budućih obaveza.
- Trajno se čuva dokumentacija od najvećeg značaja, kao što su akti o osnivanju i statusnim promenama, rešenja o registraciji, odluke organa, opšti akti, dokumentacija iz oblasti radnih odnosa od trajnog značaja, arhivska knjiga i lista kategorija. Ostala dokumentacija čuva se prema propisanim rokovima, najčešće 20, 10, 5 ili 3 godine, u zavisnosti od vrste i značaja dokumenta.
Za sve dodatne informacije ili konsultacije, tim Tasić & Partneri stoji Vam na raspolaganju.